Когда в России формировался рынок электронных торгов и закупок, вокруг них существовало много мифов. «Электронные тендеры долго и сложно внедрять», «без бумажных документов не обойтись» - со временем эти утверждения не подтвердились.

Сейчас компании активно переходят к сквозной автоматизации закупочного процесса. Цифровыми становятся все этапы: от заявки внутреннего заказчика до поставки товара. И в профессиональном сообществе снова появились мифы, которые стоит обсудить.

Миф 1. Комплексную сквозную автоматизацию умели делать только ушедшие западные вендоры

Еще недавно российские разработчики были не столь заметны на рынке, потому что не могли так громко заявлять о себе, как мировые гиганты. Междутем отечественные IT-компании за последние годы добились значительных результатов.

На рынке представлен целый ряд конкурентных отечественных решений для управления закупками. Это SRM-системы непосредственно для закупочного процесса, ERP-системы для бюджетирования и оплат, BI-системы для аналитики и отчетности, MDM-системы для управления мастер-данными.

Существуют и решения, которые охватывают сразу все этапы закупочного процесса, такие как B2B Altis, Agora, Isource и др.

Миф 2. В каждой компании процессы уникальны, поэтому их лучше автоматизировать своими силами

Уникальность, конечно, присутствует, но лишь до определенной степени. Закупочный процесс состоит из довольно стандартных шагов. Всем предприятиям нужно спланировать закупку, согласовать, найти поставщиков и аккредитовать их, провести торги, выбрать победителя, заключить договор, отследить факт поставки и т.д. Эти шаги могут различаться в деталях, но сам процесс у всех будет выглядеть примерно одинаково.

Оптимальная стратегия - не пытаться создать собственный инструмент с нуля, а найти уже существующий, который охватывает все этапы закупок. И настроить существующее IT- решение под свои индивидуальные задачи.

Миф 3. Автоматизировать надо сразу весь закупочный контур

Многие компании полагают, что нужно внедрить единую монолитную IT-систему, которая сразу охватит все этапы закупочного процесса. Очевидно, что это сложная и трудоемкая работа, особенно для крупного предприятия с большим количеством филиалов.

Альтернативный подход основан на модульной архитектуре IT- решения. В отличие от монолита, он позволяет начать с автоматизации одного-двух этапов, постепенно охватывая весь закупочный процесс.

Прежде всего важно провести анализ закупок, чтобы понять, где в компании наиболее остро ощущаются сложности. Это может быть автоматизация малых закупок, поиска поставщиков или контрактов и т.д. Благодаря модульной структуре можно в короткие сроки запустить пилотный проект, устранить «узкое горлышко» и при минимальных затратах получить наибольший эффект.

Миф 4. Необходимо на старте проекта предусмотреть все нюансы бизнес-процессов

Все, кто имеет опыт внедрения IT-решений, понимают, что почти всегда задача на входе значительно отличается от результата на выходе. Когда автоматизируется сложный процесс, невозможно все изначально продумать. Иначе можно изобрести запутанную систему, которая на практике просто не будет работать.

Избежать такой ситуации помогает гибкий подход. В продукт непрерывно шаг за шагом вносятся улучшения: сделали, проверили, доработали, начали следующий этап. Благодаря чему сохраняется устойчивость, появляется возможность уточнять бизнес-требования в процессе разработки.

Миф 5. Комплексная автоматизация требует гигантских бюджетов и длительных сроков внедрения

Бюджет всегда зависит от контура проекта. Зачастую в компаниях уже внедрено несколько разрозненных систем, и возникла так называемая лоскутная автоматизация. Для начала стоит объединить несколько этапов в единый контур, например, выстроить процесс от закупки до оплаты (procure-to-pay). Такой подход поможет при меньших затратах сразу получить эффект от автоматизации. И в перспективе охватить уже весь сквозной процесс.

Сроки также гибко варьируются в зависимости от того, какой модуль внедряется. Если компания хочет автоматизировать сорсинг поставщиков на базе электронной торговой площадки, то потребуется один-три месяца. После чего достаточно быстро можно настроить контрактный модуль, так как информация о контрагентах и результатах торгов уже автоматически собирается в системе.

Миф 6. Проекты по автоматизации всегда содержат излишнюю функциональность

Коробочные монолитные решения действительно могут содержать излишнюю функциональность. Но на рынке представлены и различные платформы, которые можно настраивать под специфику каждой компании. Таким образом, компания может подключить только ту функциональность, которую она будет фактически использовать.

Миф 7. В первую очередь нужно автоматизировать сложные процессы

Многие предприятия начинают со стратегически важных процессов, забывая о низкостоимостных закупках. При этом обслуживание таких закупок требует значительных ресурсов. Их цифровизация на базе корпоративного интернет-магазина дает возможность до 30% сократить транзакционные издержки.

В корпоративном магазине пул партнеров формируется заранее закупщиком. Покупки в системе осуществляют непосредственно заказчики продукции из профильных департаментов с учетом выделенных им финансовых лимитов. За счет такого

самообслуживания повышаются персональная ответственность и осознанность заказчиков, снижается число претензий к качеству закупаемых товаров. Упрощаются процесс взаимодействия с поставщиками и документооборот, сокращаются складские запасы. Отдел закупок освобождается от большого количества рутинных задач и может сосредоточиться на более сложных стратегических категориях товаров и услуг.

Отечественные IT-решения для закупок доказали, что способны заменить продукты зарубежных вендоров. Они гибко настраиваются, учитывают особенности разных компаний и их закупочных систем, а внедрение не требует больших бюджетов и может проводиться в сжатые сроки.

Автор: Бойко Андрей, коммерческий директор B2B-Center

Источник: РБК Про.