Исследования показывают, что неясный коэффициент ROI (Return on Investment — окупаемость инвестиций) — главное препятствие на пути к цифровой трансформации бизнеса, помимо собственно высокой стоимости программного обеспечения. Организации, которые закладывают бюджет на внедрение информационной системы, хотят быть уверенными, что их инвестиции не уйдут в песок. Их опасения объяснимы: внедрение ERP-систем — это большой и сложный процесс, который занимает много времени и ресурсов. Однако, если проект реализован правильно, он может принести значительную прибыль и повысить эффективность работы компании. В этой статье — простое руководство к действию.

1. Определить четкую цель и установить KPI

Прежде чем ввязываться в долгосрочный проект, нужно понять, чего именно мы хотим достичь в результате внедрения корпоративной системы. Цели могут быть самыми разными — например, увеличение продуктивности, снижение затрат, улучшение качества продукции или услуг. Все варианты звучат заманчиво, но намечать одновременно десяток целей не стоит. Выбираем ключевую и отталкиваемся уже от нее.

При постановке цели проекта важно держать в голове и общую бизнес-стратегию компании. Новое программное обеспечение должно способствовать достижению целей компании, а не внедряться «для галочки» или ради красивого отчета перед советом директоров.

Также крайне важно определить конкретные показатели успеха. Именно с ними по завершении проекта мы будем сопоставлять результаты внедрения корпоративной системы, оценивать достижение поставленной цели и делать выводы о дальнейшей стратегии развития компании.

2. Рассчитать детальный бюджет

Нельзя оценивать бюджет навскидку и надеяться аккуратно в него уложиться. Бюджет нужно рассчитывать заранее и закладывать в него все возможные риски и статьи расходов. Помимо собственно затрат на приобретение и настройку корпоративной системы, речь идет о расходах на обучение сотрудников и будущую поддержку системы.

Здесь важно понимать, что ERP-системы требуют постоянного развития и поддержки. Причиной тому служат регулярные обновления законодательства, рост бизнеса, действия хакеров, желания пользователей и обновления программного обеспечения со стороны вендоров. Внедрение корпоративной системы — не одноразовое действие, а бесконечный процесс, и бюджет должен это учитывать.

Скрупулезное бюджетирование поможет избежать незапланированных трат и сделает проект внедрения более прозрачным и контролируемым.

3. Выбрать правильную систему и подрядчика

Выбор правильной ERP-системы — ключевой момент в проекте по ее внедрению. Система должна соответствовать потребностям компании, заложенной цели и общей бизнес-стратегии. Отдельное внимание нужно уделить таким параметрам системы, как функциональность, совместимость с существующим ИТ-ландшафтом, интеграционный потенциал и простота масштабирования.

Второй важный выбор, который необходимо сделать, — это выбор подрядчика. Можно нанять внешних консультантов или обратиться к компании-интегратору. Здесь главное — не экономить. Опытные профессионалы спроектируют и кастомизируют типовую систему, уберегут от классических рисков и помогут достичь максимальной отдачи от проекта. Новички без отраслевого опыта, напротив, могут увести проект в ошибочном направлении и раздуть первичный бюджет до гигантских размеров.

4. Обеспечить мониторинг проекта

Чтобы получить максимальный ROI от проекта, нужно иметь контроль над всеми его аспектами. Даже если был выбран эталонный подрядчик, проект нельзя пускать на самотек. Управление проектом должно включать в себя определение и управление задачами, распределение ресурсов, налаживание коммуникаций, контроль сроков, устранение задержек, отслеживание затрат и своевременное предотвращение рисков.

Чтобы не отклоняться от намеченного плана, нужно оценивать промежуточные результаты внедрения и осуществлять мониторинг прогресса на протяжении всего проекта.

5. Провести обучение пользователей

Все усилия пойдут прахом, если линейный персонал не захочет работать в новой системе. Казалось бы, инновации — это хорошо. Но рядовым сотрудникам не интересно разбираться в чужеродном интерфейсе и перестраивать старые бизнес-процессы. Первая реакция на любые нововведения — это всегда большой скепсис.

Чтобы внедренная система не легла на полку, чрезвычайно важно выделить силы на обучение и мотивирование персонала. Сотрудникам нужно дать время на то, чтобы погрузиться в систему. Оценив ее по достоинству, они смогут использовать все возможности программного обеспечения и максимально эффективно выполнять свои задачи.

Источник: РБК Компании.