Идя в ногу с быстро развивающимися технологиями, соблюдая законы и распоряжения правительства и решая все более сложные экономические проблемы, федеральные организации сегодня сталкиваются с рядом уникальных препятствий, когда дело доходит до финансового управления. И, по данным Министерства финансов, почти половина из них преодолевает эти препятствия, управляя финансовыми системами, которые к 2025 году потребуют значительной модернизации. 

Эта реальность не замедляет работу федеральных организаций; вместо этого многие цифровые лидеры чувствуют себя вдохновленными искусством возможного. Если технологическая модернизация необходима — и неизбежна — что можно сделать по-другому с этой трансформацией, чтобы упростить миграцию систем, сделать их более эффективными в использовании и, что наиболее важно, лучше поддерживать агентства в выполнении их задач? На недавнем федеральном форуме SAP в Вашингтоне, округ Колумбия, два федеральных агентства, которые активно переосмысливают финансовую отчетность и бизнес-процессы, поделились своими планами и извлеченными уроками на пути к SAP S/4HANA. 

Директор по бизнес-интеграции в Министерстве внутренних дел США Мартин Куинлан и главный архитектор предприятия в Министерстве сельского хозяйства США Адриан Картер имеют многолетний коллективный опыт реализации инициатив по управлению цифровыми изменениями, включая выполнение сложных миграций систем и данных. Как давние пользователи и сторонники технологии планирования ресурсов предприятия (ERP), а также одни из первых пользователей SAP S/4HANA в федеральном правительстве, вот их основные идеи. 

Понять и сбалансировать приоритеты 

Федеральные агентства представляют собой сложные экосистемы, включающие многокомпонентные организации и предоставляющие широкий спектр программ и услуг, влияющих на широкий круг лиц, предприятий и учреждений. То, что само агентство ожидает от системы, может полностью отличаться от того, что хочет конечный пользователь. Поэтому очень важно понять потребности каждой аудитории и сбалансировать эти конкурирующие потребности, чтобы извлечь максимальную пользу из системы. 

Например, безопасность, естественно, является главным приоритетом для федеральных агентств, но ориентация ИТ на потребителя означает, что многие заинтересованные стороны также ценят интуитивно понятный пользовательский интерфейс за простоту внедрения и эффективность работы. Кроме того, миграция отдельных федеральных бюро на единую ERP-систему, такую как SAP S/4HANA, означает замену систем и настроек, к которым пользователи привыкли на протяжении многих лет. 

Как отмечает Куинлан, переход на унифицированную систему полностью меняет правила игры, но для того, чтобы это произошло, также необходимо изрядное количество компромиссов. 

"Разные бюро действительно разделены, поэтому собрать всех вместе было для нас огромным делом. Мы заменили 86 систем на одну, и это потребовало компромисса, потому что поначалу никто не хотел отказываться ни от одной из этих систем. Но после того, как мы собрали вместе все бюро и потратили время на эти компромиссы, мы в конечном итоге смогли это сделать". 

Влияние этих компрометаций, по словам Куинлана, заключается в системе и приложениях, которые приносят пользу всем заинтересованным сторонам, включая универсальный поиск, отчеты в реальном времени, обновленный пользовательский интерфейс и безопасность на основе задач. "Что действительно вдохновляет бизнес, так это ценность, которую мы можем принести". 

Стратегические, преднамеренные миграции имеют решающее значение для успеха 

Федеральные агентства хорошо осведомлены о бесчисленных преимуществах миграции в облако, включая повышенную оперативность и расширение возможностей для инноваций. Однако, в отличие от многих своих корпоративных коллег, федеральным агентствам приходится сталкиваться с особенно строгими бюджетными ограничениями, а также с необходимостью сохранять бдительность в отношении постоянно меняющихся законодательных мандатов. По словам Картера, стратегический и продуманный подход на всех этапах процесса миграции может в значительной степени способствовать предотвращению непредвиденных проблем по мере продвижения проекта. Это включает в себя приоритизацию стандартизации, разработку системы, учитывающей интересы конечного пользователя, и, прежде всего, обеспечение того, чтобы миграция согласовывалась со всеми различными целями агентства. На своем собственном опыте Картер обнаружил, что первые ошибки, связанные с финансированием и приобретением, в частности, имеют тенденцию приводить к неприятным узким местам в будущем. 

"Одна из вещей, которую я подчеркнул от своей команды, заключается в том, что я хотел разработать нашу стратегию финансирования и приобретения. Я видел слишком много таких проектов, а затем к третьему или четвертому году вы внезапно ищете деньги. Поэтому было важно показать, что наша стратегия финансирования и приобретения соответствует нашей технической дорожной карте, прежде чем что-либо делать". 

Учитесь на опыте — и друг у друга 

И DOI, и Министерство сельского хозяйства США уже более десяти лет работают с инструментами ERP от SAP, и этот опыт показал важность извлечения уроков из прошлого опыта и, что более важно, использования этих уроков для прогнозирования будущих препятствий на пути модернизации. Зная заранее, чего ожидать, вы лучше понимаете, какие препятствия могут потребовать больше всего времени и усилий, и, следовательно, имеете возможность планировать соответствующим образом. 

И Куинлан, и Картер обнаружили, что приоритизация стандартизации может быть особенно полезной, поскольку она устанавливает дорожную карту и передовой опыт для преодоления проблем, которые уникальны для федеральных агентств. Например, выполнение обязательств, связанных с данными, может быть затруднено, когда новые требования регулярно передаются в соответствии с новым законодательством и государственной политикой. Как отметил Картер, наличие общего стандарта и процессов сбора и управления данными позволяет агентствам лучше использовать уже имеющиеся данные и, в конечном счете, более эффективно выполнять новые требования. 

Наконец, ценность, получаемая от построения прочных отношений и обучения друг у друга на пути к инновациям, имеет большое значение. На протяжении многих лет федеральные организации прилагали усилия для совместной работы с такими компаниями, как SAP, и возможность делиться знаниями продолжает приносить пользу как при разработке, так и при внедрении интеллектуальных ERP-решений. 

В будущем, продолжая извлекать выгоду из того, что было изучено на основе опыта и сотрудничества между агентствами и SAP, мы еще больше повысим способность федеральных агентств вносить позитивные изменения посредством цифровой трансформации.

Источник: INFOLine.